Ce guide est proposé pour l'organisation d'Assemblée Générale (AG) mais se décline très bien pour les Ateliers, Groupe de Travail (GdT) et tout autre type de réunion.
1/ Préparer la réunion.
Les 2 choses à faire en amont d'une réunion c'est de répondre à : Quoi ? Quand ? Où ?
On peut donc fixer par avance un Ordre du Jour (ODJ, liste de thèmes qui seront abordés durant la réunion), une date/heure et un lieu/serveur. Mais on peut aussi faire intervenir les propositions collectives à l'aide d'outils collaboratifs.
Par exemple, ouvrir un débat en vue de la réunion qui permette de discuter de l'ODJ et de l'ordre de ses thèmes (dont on peut revoir tout ou partie en début de réunion), espace qui pourra d'ailleurs accueillir le Compte-Rendu (CR) après la réunion (voir plus bas). Ou encore créer un sondage/plannificateur pour fixer le plus efficacement la date et l'heure, etc ...
Sur TCB, on crée les fils d'ODJ/CR pour les AG dans ce forum-ci : https://www.thechangebook.org/forum/52/compte-rend...
Ensuite on utilise assez souvent un framadate pour fixer la date/heure collectivement : http://framadate.org/
Et on fait les réunions sur le mumble de TCB qui a un serveur dédié uniquement à cela : https://www.thechangebook.org/forum/thread/468/uti...
N'oubliez pas de communiquer largement sur ces éléments au moins une semaine avant la réunion !
2/ Lancer la réunion.
Au début d'une réunion il faut amorcer les choses en répondant à : Qui ? Comment ?
Il s'agit donc de fixer plusieurs rôles absolument vitaux pour que la réunion soit fructueuse et que l'intelligence collective puisse émerger.
D'abord, il faut au moins une personne pour cadrer les débats constructivement vers les sujets de l'ODJ, rappeller l'heure régulièrement aux participant(e)s, s'assurer que tous les rôles ci-dessous sont remplis, résumer chaque étape et organiser la prise de décision (par consensus ou vote à choix multiples) et éventuellement accueillir les retardataires en leur faisant un topo actualisé (règles et signes, ODJ et sujet en cours, rôles effectués).
Ensuite, il faut au moins une personne pour distribuer les Tours de Parole ; cette personne notera les demandes de prises de parole des intervenant(e)s au fur et à mesure, et dira à la fin de chaque intervention à qui est le tour suivant - ou cas échéant que le TdP sur le sujet en cours va être fermé (si celui-ci déborde en durée) ou qu'il n'y a plus personne qui voulait intervenir dessus.
Enfin, il faut au moins 2 personnes pour prendre des notes sur le pad qui aura été crée exprès pour la réunion afin de résumer chaque intervention aussi fidèlement que possible pour générer un CR, et pour enregistrer la réunion par section de 30 minutes pour les rendre consultables par la suite.
Sur TCB on utilise Mumble avec sa fonction record et son chat de la salle de réunion pour l'ensemble de ces interactions - hors la prise de note pour le CR qui est faite sur le pad.
Pour entrer sur le pad TCB : http://pad.thechangebook.org (l: tcb et m: pad)
Plus de détails sur les signes et les TdP : https://www.thechangebook.org/forum/thread/1718/ag...
N'oubliez pas de fixer un temps approximatif pour chaque sujet et vous tenir à l'ODJ au maximum pour que la réunion soit productive.
3/ Après la réunion.
Le plus gros est fait, à présent il ne reste plus qu'à publier les informations récoltées.
Il faut au moins une personne pour relire et mettre en forme le pad du CR puis publier celui-ci dans le fil ouvert pour l'AG concernée et son ODJ dans ce forum qui y est dédié.
La personne qui a enregistré la réunion peut convertir ses fichiers de 30 minutes au format MP3, les héberger sur internet (de nombreux services pour fichiers lourds existent) et mettre les liens dans le même fil que l'ODJ et le CR.
Les intervenant(e)s et les absent(e)s peuvent ainsi prendre connaissance de ce qui a été dit et décidé sur les différents points, éventuellement réagir ou repréciser certains choses.
N'oubliez pas de mettre en place un suivi de l'application des décisions pour que la réunion prenne tout son sens dans la durée.
1/ Préparer la réunion.
Les 2 choses à faire en amont d'une réunion c'est de répondre à : Quoi ? Quand ? Où ?
On peut donc fixer par avance un Ordre du Jour (ODJ, liste de thèmes qui seront abordés durant la réunion), une date/heure et un lieu/serveur. Mais on peut aussi faire intervenir les propositions collectives à l'aide d'outils collaboratifs.
Par exemple, ouvrir un débat en vue de la réunion qui permette de discuter de l'ODJ et de l'ordre de ses thèmes (dont on peut revoir tout ou partie en début de réunion), espace qui pourra d'ailleurs accueillir le Compte-Rendu (CR) après la réunion (voir plus bas). Ou encore créer un sondage/plannificateur pour fixer le plus efficacement la date et l'heure, etc ...
Sur TCB, on crée les fils d'ODJ/CR pour les AG dans ce forum-ci : https://www.thechangebook.org/forum/52/compte-rend...
Ensuite on utilise assez souvent un framadate pour fixer la date/heure collectivement : http://framadate.org/
Et on fait les réunions sur le mumble de TCB qui a un serveur dédié uniquement à cela : https://www.thechangebook.org/forum/thread/468/uti...
N'oubliez pas de communiquer largement sur ces éléments au moins une semaine avant la réunion !
2/ Lancer la réunion.
Au début d'une réunion il faut amorcer les choses en répondant à : Qui ? Comment ?
Il s'agit donc de fixer plusieurs rôles absolument vitaux pour que la réunion soit fructueuse et que l'intelligence collective puisse émerger.
D'abord, il faut au moins une personne pour cadrer les débats constructivement vers les sujets de l'ODJ, rappeller l'heure régulièrement aux participant(e)s, s'assurer que tous les rôles ci-dessous sont remplis, résumer chaque étape et organiser la prise de décision (par consensus ou vote à choix multiples) et éventuellement accueillir les retardataires en leur faisant un topo actualisé (règles et signes, ODJ et sujet en cours, rôles effectués).
Ensuite, il faut au moins une personne pour distribuer les Tours de Parole ; cette personne notera les demandes de prises de parole des intervenant(e)s au fur et à mesure, et dira à la fin de chaque intervention à qui est le tour suivant - ou cas échéant que le TdP sur le sujet en cours va être fermé (si celui-ci déborde en durée) ou qu'il n'y a plus personne qui voulait intervenir dessus.
Enfin, il faut au moins 2 personnes pour prendre des notes sur le pad qui aura été crée exprès pour la réunion afin de résumer chaque intervention aussi fidèlement que possible pour générer un CR, et pour enregistrer la réunion par section de 30 minutes pour les rendre consultables par la suite.
Sur TCB on utilise Mumble avec sa fonction record et son chat de la salle de réunion pour l'ensemble de ces interactions - hors la prise de note pour le CR qui est faite sur le pad.
Pour entrer sur le pad TCB : http://pad.thechangebook.org (l: tcb et m: pad)
Plus de détails sur les signes et les TdP : https://www.thechangebook.org/forum/thread/1718/ag...
N'oubliez pas de fixer un temps approximatif pour chaque sujet et vous tenir à l'ODJ au maximum pour que la réunion soit productive.
3/ Après la réunion.
Le plus gros est fait, à présent il ne reste plus qu'à publier les informations récoltées.
Il faut au moins une personne pour relire et mettre en forme le pad du CR puis publier celui-ci dans le fil ouvert pour l'AG concernée et son ODJ dans ce forum qui y est dédié.
La personne qui a enregistré la réunion peut convertir ses fichiers de 30 minutes au format MP3, les héberger sur internet (de nombreux services pour fichiers lourds existent) et mettre les liens dans le même fil que l'ODJ et le CR.
Les intervenant(e)s et les absent(e)s peuvent ainsi prendre connaissance de ce qui a été dit et décidé sur les différents points, éventuellement réagir ou repréciser certains choses.
N'oubliez pas de mettre en place un suivi de l'application des décisions pour que la réunion prenne tout son sens dans la durée.
- 30 Juin 2013 19:38
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